（一）中国籍教职工因公短期出国，须提前3个月（不含寒暑假时间；签证须送北京办理的，材料提交时间须再提前1-2个月）向国际交流合作处出入境管理科（以下简称出入境管理科）提交以下材料：
序号 | 提交材料 | 具体说明 | 份数 | 备注 |
1 | 请在“出访内容”一栏声明邀请函并非通过中介机构或旅行社购买，由所在单位党政领导分别在表格签署意见和姓名，并加盖所在单位行政和党委公章。 | 原件一式2份 | ||
2 | 行程表不要出现“参观”、“考察”、“观摩”这些字眼及入住酒店等与公务无关的信息；中、外文电子版还须发至出入境管理科办证邮箱：wsh4@scnu.edu.cn; 邮件主题及附件命名要求同上（详见上文蓝色字体部分）。行政性出访一个国家时间须控制在5天以内（含5天），包括路程；二个国家8天以内（含8天），包括路程；一次出访不得超过两个国家。学术性出访时间要求可适当放宽。日程安排第一天须包括“离开中国大陆”，最后一天包括“到达中国大陆”。须详细写明：所有航班号及起飞、降落时间；每天上午、下午的具体公务内容；中转地、中转方式等详细信息；所有出访目的地和途径地，应写明所在国家/地区名称和城市名。可参考“行程安排模板”（详见“相关下载”专栏）。 | 一式4份 | ||
3
| 回国后如需到校财务处报销出访费用需提供，须到学校财务处审核。 | 原件一式5份 | ||
4 | 所有项目按要求填写，“人员派出单位意见”一栏请勿签字盖章，其他栏目须详细填写、不留空 | 一式1份 | ||
5 | 邀请信 | 1、必须从受访国本土发出，本土文字或英文，并译成中文。中、外文 韩国领事馆要求韩国邀请信中必须包含这句话（在韩国停留期间，邀请人需保证受邀请人将遵守法律法规，按时归国，如有违法行为，邀请人将承担相应法律责任。）如果没有这句话会影响签证正常办理。 注意：接外交部领事司关于《因公电子护照打印制作规范》的通知，新申办的因公电子护照信息录入时，如遇发音为“LV”（如“吕”）和“NV”（如“女”）的汉字，其护照上的拼音将分别改为“LYU”和“NYU”。因公团组国外邀请信上的人员拼音亦须按此规范执行，请在准备相关申签材料（机票订单、机票、酒店订单、保险单据等）时亦按上述规范的拼音书写要求办理。已颁发的姓名拼音带有“LV”“NV”的因公护照在其有效期内仍可继续使用，邀请信等其他材料上的人员姓名拼音，应与已颁发的因公护照上的姓名拼音一致。 | 中外文各5份 | |
6 | 论文摘要 | 参加会议者，须提供参会论文摘要，论文被录用通知（中英文） | 各一式3份 | |
7 | 身份证复印件 | 须正反两面复印在同一张A4纸上；外地身份证须提供广州市户口本复印件一式2份；非广州市户口，须到人事处开具“在职证明”原件一式2份）。 | 一式2份 | 办理韩国签证共须提交3张身份证复印件 |
8 | 按出访的国家，选择并填写表格，电子版请发至出入境管理科办证邮箱：wsh4@scnu.edu.cn；邮件主题及附件命名要求同上。 | 一式1份 | ||
9 | 护照相片彩色回执 | 须护照相片彩色回执1张，回执正面签名框内需正楷签名。 注意：持有有效因公护照者，免提交护照回执。有效因公护照：指距离出访任务结束时间，护照有效期仍在6个月以上；出访美国的，须确保距离出访任务结束时间，护照有效期仍在9个月以上。 | 1张 | |
10 | 在职证明 | 年满60周岁的男性在职人员或年满55周岁的女性在职人员，须到人事处开具（校办、省外办审批处、省外办护照签证处各存留一份）。 | 原件一式3份 | |
11 | 办理签证须提交的材料：请参照“各国签证要求”，与上述材料一同上交 | 1、“各国签证要求”是各国使、领馆对于签证申请者提出的要求，并非省外办或我校的要求；我校教职工所持的因公护照全称为“公务普通护照”，凡“各国签证要求”中注明“公务普通护照免签”的，则出访者不需提交相应的“签证材料”。 3、申请美国签证面谈地点：美国驻广州总领事馆领事部客人出入口 5、申请巴西签证自送签证材料地址：天河区珠江新城华夏路10号富力中心1403室巴西联邦共和国驻广州总领事馆 | ||
12 | ||||
13 | 每个团组只需上交一份，上面需有团长及每位团员的签名 | 一式1份 |
提交上述申请材料时，要求出访者本人阅读《因公出访纪律要求》并在登记本上亲笔签名。
（二）未持有有效因公护照的出访人，须报出入境管理科进行网上预约后，凭预约短信自行到省外办打指纹。
（三）由国际交流合作处上报学校有关部处领导和主管校领导审批，再上报广东省外事办审批。
（四）申报获批后，由出入境管理科代办护照、签证手续，所需时间为5个工作日至一个月不等，视各国使、领馆办理签证所需时日及文件往返所需时日而定；办理美国签证，未能豁免面谈且需要接受行政审查的申请人，须比一般的申请人预留多一个月以上的签证时间。
（五）出访手续（含审批、因公护照、签证手续）办理完毕，出入境管理科会给出访者发通知邮件，出访者完成以下事项后可到出入境管理科领取因公护照（含签证及其他必备材料）：
1.到学校财务处通过校内转账或缴交现金的方式缴纳签证费。（签证费因出访国不同而不同，具体金额在通知领取护照的邮件中告知。国际交流合作处部门码：421，签证费项目代码：441158。）
2.自行购买境外保险（如因签证需要已提前购买境外保险手续，则不用重复购买）。购买保险的链接如下：https://b2b.allianz.cn/ms/BA100194_03/home
（购买后请自助打印保单并在线申请报账需用的电子发票）。出访者也可自行选择购买其他保险，但必须先询国际处保险内容的相关要求。出访者在领取护照时需提交境外保险保单复印件给出入境管理科。
另，若出访者本人在提交申请材料时未阅读《因公出访纪律要求》及在登记本上亲笔签名，则须在领取因公护照前补办此手续。
（六）出访者须在出访归来3天内将因公护照交回出入境管理科，个人不得保存因公护照。
注意：须在回国后7天内，提交内容简明的《因公出访团组情况通报》1份（具体格式请查看专栏：http://io.scnu.edu.cn/yingongchufangtuanzuqingkuangt/ 以及内容详细的《出访情况及成效报告》1份至出入境管理科。凡因公出国团组人员多于1人的，可以只提交内容汇总的《通报》及《报告》各一式1份。纸质版请加盖所在单位公章，电子版请发至邮箱：wsh4@scnu.edu.cn（请注意对邮件主题及附件名进行清晰命名）。
（七）回国后，如需到学校财务处报账，需备齐以下资料：51吃瓜网因公临时出国(境）费用预算表、邀请信、会议通知、因公护照首页/签证页/出入境章所在页复印件、登机牌原件等，以及财务处要求提交的其他材料。另需提供省外办签发的《任务批件》复印件（因公护照、《出访团组情况通报》、《出访情况及成效报告》交至出入境管理科后方可领取）。